Inloggen English · Nederlands

Privacyverklaring

Pensius wordt beheerd door Noorlander Technologies.

1. Wie wij zijn

Pensius is een platform voor het afstemmen van Amerikaanse belastingteruggaven. Het wordt beheerd door Noorlander Technologies, een eenmanszaak gevestigd in Nederland.

Contact voor privacyvragen

Contactadres volgt.

Vestigingsadres

Vestigingsadres volgt.

Verwerkt Pensius gegevens voor een instelling, zoals een pensioenfonds of zijn uitvoerder, dan is die instelling de verwerkingsverantwoordelijke en is Noorlander Technologies de verwerker op grond van een verwerkersovereenkomst. Waar Pensius zelf doel en middelen bepaalt, zoals bij het accountbeheer, is het de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Wat wij verwerken, en waarom

Account- en toegangsgegevens

Namen, initialen, rol en gehashte wachtwoorden van de gebruikers die uw organisatie aanmaakt, om mensen te laten inloggen en vast te leggen wie wat deed. Grondslag: gerechtvaardigd belang en overeenkomst.

Operationele belastinggegevens

Dossiers, cheques, verdelingen, inhoudingsregels, documenten en auditgebeurtenissen die u invoert of uploadt, om de afstemmingsdienst te leveren. Grondslag: de overeenkomst met de verantwoordelijke instelling.

Beveiligings- en auditgegevens

Inloggebeurtenissen, regelwijzigingen en een auditspoor met sleutel, om de administratie betrouwbaar te houden en misbruik op te merken. Grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.

Pensius verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt ze niet voor reclame. Er draaien geen analytics en geen trackers van derden.

3. Hoe wij het beschermen

• Wachtwoorden worden alleen als Argon2-hash opgeslagen, en API-tokens alleen als hash.
• Een inlog is een sessie die op de server wordt bijgehouden. Het cookie bevat alleen een willekeurig token en is HttpOnly en SameSite. De server bewaart bij een sessie geen IP-adres en geen browsergegevens.
• Een sessie eindigt na 15 minuten zonder activiteit, na hoogstens 12 uur, bij uitloggen, en na een nieuw wachtwoord of een deactivering.
• Een organisatie kan per rol verificatie in twee stappen verplichten.
• Toegang volgt rollen, de gegevens van elke organisatie zijn gescheiden van die van elke andere, en opgeslagen documenten zijn versleuteld met een sleutel per organisatie.
• Elke wijziging wordt vastgelegd in een auditspoor met sleutel, dat laat zien wanneer een regel is veranderd of verwijderd.
• Het verkeer loopt over HTTPS met HSTS, met een strikt beleid voor de inhoud van pagina's en een grens aan het aantal inlogpogingen.

De actuele, feitelijke lijst van maatregelen staat op de pagina Vertrouwen en beveiliging.

4. Subverwerkers en locatie

De hostingpartij voor productie is nog niet gekozen. Deze verklaring noemt die partij, en elke andere subverwerker, voordat het product echte gegevens bevat. Het product stuurt uit zichzelf geen gegevens naar een andere partij.

De demonstratieomgeving bevat alleen synthetische gegevens.

5. Bewaartermijnen

Documenten worden bewaard voor een termijn per documentsoort, gerekend vanaf de dag van ontvangst. De verantwoordelijke instelling stelt deze termijnen in. Standaard zijn ze:

10 jaar

Ingediende aangifte (claimformulier)

7 jaar

K-1 federaal, K-1 staat, Schedule K-3, Betalingsvoucher, Kopie teruggaafcheque

5 jaar

elke andere documentsoort

Er wordt niets verwijderd omdat de termijn voorbij is. Een document verwijderen vraagt een beheerder die het aanvraagt en een tweede persoon die het goedkeurt, en een bewaarplicht houdt het tegen.

Het beveiligingslog blijft bewaard tot de instelling een termijn van 90, 180 of 365 dagen kiest. Een automatische back-up blijft 30 dagen bewaard. Het financiële auditspoor wordt nooit verwijderd.

6. Uw rechten

Op grond van de AVG kunt u vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid, en kunt u bezwaar maken tegen verwerking. Waar Pensius verwerker is, geven wij zo'n verzoek door aan de verantwoordelijke instelling.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.